Rétroplanning d’un Chant pour tous

Certaines personnes se verraient bien organiser un chant pour tous mais se retrouvent un peu embêtées au moment de la partie pourtant clé de l’organisation de la rencontre : la communication. Pfiou, où communiquer le chant pour tous, combien de temps en avance, combien de fois communiquer sur ce chant pour tous sans paraître pour le gros lourd de service…? Tout ça, tout ça. Ces questions sont parfois tellement compliquées pour certains qu’elles suffisent à les rebuter d’organiser un chant pour tous. Quel dommage !

Dans cet article, je partage sous la forme d’un rétroplanning la manière dont je communique les chants pour tous que j’organise. J’explique toutes les tâches que je réalise en amont de l’événement pour arriver à la date de la tenue du chant pour tous.

Ce rétroplanning ne se veut pas être le modèle parfait de la communication d’un chant pour tous. Il est un petit guidé basé sur ce qui marche bien pour moi et cela me fait plaisir de vous le partager 😉

PRÉMISSES DE LA COMMUNICATION D’UN CHANT POUR TOUS

Pour pouvoir communiquer votre chant pour tous, il vous faut :
– Une date
– Un lieu que vous avez réservé pour la date choisie
– Un horaire

Dans cet article, je n’explique pas comment trouver un lieu prêt à accueillir votre chant pour tous. Mais vous avez des éléments à ce sujet dans l’article de Gaël : Guide pour animer un chant pour tous.

Un tout cas en terme de rétroplanning: le plus tôt vous avez ces éléments, le mieux.
Cela ne signifie pas forcément qu’il faut vous y prendre 1 an en avance hein mais à chacun de trouver son équilibre pour qu’ensuite vous puissiez communiquer votre chant pour tous avec une petite marge, histoire que les potentiels participants de votre événement aient le temps d’être au courant qu’il y a un événement !

De mon côté, j’aime avoir de la visibilité sur mon calendrier et vu que j’organise des chants pour tous mensuellement, je m’y prends en général autour du mois de mai/juin pour trouver le lieu qui hébergera tous les chants pour tous que j’organiserai entre septembre de l’année en cours et juin de l’année suivante.

DÈS QUE J’AI DATE/LIEU/HORAIRE : CRÉATION DE L’ÉVÉNEMENT

1. Créer un événement sur le site chant pour tous 

Les étapes :
– Se créer un profil sur le site
– Lorsque je suis connecté sur mon compte : « Tableau de bord » -> « Evénement » -> « Ajouter un événement »
– Ecrire le texte de l’événement (date, lieu, courte description de ce qu’est un chant pour tous…) OU dupliquer un événement publié par un autre animateur et compléter la page avec ses propres informations et sa manière de formuler la présentation de l’évenement.
– Si j’ai envie que les futurs participants s’inscrivent à mon événement, cocher la case « permettre les inscriptions » et remplir les paramètres de préférence d’inscription
=> Un exemple d’événement

2. Créer un événement facebook

Pour des questions d’économie d’espace, cet article n’explique pas comment créer un événement sur facebook.

Par contre, il est intéressant de noter que, personnellement, j’utilise exactement le même texte de présentation pour l’événement facebook que pour l’événement du site internet de chant pour tous à une exception : l’événement facebook renvoie à l’événement du site internet pour les inscriptions.
=> Un exemple d’événement

3. Créer un événement sur Spirale Voice

Le site internet Spirale Voice répertorie des profs et animateurs de chant impro et leurs activités essentiellement en France et un petit peu en Belgique.

Les étapes pour créer un événement sur Spirale Voice sont les mêmes que pour le site internet car les deux sites utilisent wordpress :
– Se créer un profil sur le site
– Lorsque je suis connecté sur mon compte : « Tableau de bord » -> « Evénement » -> « Ajouter un événement »
– Ecrire le texte de l’événement (date, lieu, courte description de ce qu’est un chant pour tous…) OU dupliquer un événement publié par un autre animateur et compléter la page avec ses propres informations et sa manière de formuler la présentation de l’évenement.
– Personnellement je n’autorise pas les inscriptions sur Spirale Voice, comme pour l’événement facebook, je renvoie à l’événement du site internet pour que les inscriptions sont centralisées dans un endroit unique.
=> Un exemple d’événement

4. Créer un événement sur « On Va Sortir » (OVS) ou les équivalents (evensi, vivastreet…)

Dans certaines villes ce genre de site sont très utilisés. Par exemple, à Bruxelles, beaucoup de personnes sont venues découvrir l’initiative grâce à OVS !

Idem ici pour des questions d’économie d’espace, cet article n’explique pas comment créer un événement sur ces différents sites. C’est très souvent assez intuitif (création d’un compte puis création de l’événement).

Ce qu’il faut retenir, c’est que là encore, j’utilise le même texte de présentation et renvoie à l’événement du site internet de chant pour tous pour les inscriptions.
=> Un exemple d’événement

5. Apparition dans l’agenda chant pour tous d’une page/d’un groupe

Si j’organise un chant pour tous dans une ville où il y a déjà une dynamique avec une page et/ou un groupe facebook et/ou une page de communauté sur le site internet de chant pour tous, je peux demander à la personne en charge de la page de faire apparaître mon chant pour tous dans le calendrier des prochains chants pour tous.

Et si je suis chaud patate, qu’il n’y a pas de page/groupe pour les chants pour tous de ma ville et que je pense en organiser de manière régulière, je crée une page/groupe 😉
Pour des questions d’économie d’espace, cet article n’explique pas comment créer un groupe/page facebook. Par contre, cet article vous explique les premiers pour pour créer votre page de communauté sur le site internet de chant pour tous !

Bilan de cette première partie de rétroplanning

A ce stade de l’organisation du chant pour tous, je ne communique pas encore le chant pour tous en question, je ne fais que créer des événements sur différentes plateformes. Le chant pour tous est donc déjà visible mais pas encore communiqué.

3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°1

1. Communiquer dans une newsletter mensuelle

Si j’organise un chant pour tous dans une ville où il y a déjà une dynamique avec une newsletter mensuelle, je peux demander à la personne en charge de la newsletter de faire apparaître mon chant pour tous dans la prochaine newsletter.

Pour savoir quelles villes ont déjà leur newsletter, voir la colonne de gauche de la page d’accueil du site internet chant pour tous.

Et si je suis chaud patate, qu’il n’y a pas de newsletter pour les chants pour tous de ma ville et que je pense en organiser de manière régulière, je crée une newsletter 😉
Cet article vous explique comment créer votre newsletter avec un super tuto !

2. Communiquer sur une page facebook chant pour tous

Si je ne suis pas en charge de la page facebook, je contacte la personne en charge.

Je fais une publication ayant pour objectif d’introduire pour la première fois mon chant pour tous à venir. Je dis donc quelques mots du style :
« Samedi 13 février aura lieu un chant pour tous à Babylone !
N’hésitez pas à partager l’information autour de vous et au plaisir de vous y retrouver !
Camille ».
Et j’accompagne ces mots d’un lien vers l’événement facebook de mon chant pour tous.

3. Communiquer dans un groupe facebook national de chant improvisé

Le groupe facebook Circlesong, impro vocale et chant spontané / France sert à partager des activités à venir autour du chant improvisé en France. Vos chants pour tous y ont donc toutes leur place !

Le groupe facebook Circle Singing and Vocal Improvisation / Belgium est l’équivalent belge du groupe ci-dessus. A utiliser si vos chants pour tous se passent en Belgique !

Le groupe « chant pour tous parlons-en » permet d’échanger sur Chant pour tous de manière générale. Personnellement je n’y communique pas mes prochains chants pour tous. Je l’utilise pour y partager des photos-souvenirs ou d’autres partages d’expérience. Mais je sais que certaines personnes l’utilise comme un moyen de communication de leur chant pour tous. Cela peut être utile, surtout s’il y a pas de page ou groupe associé à la ville de votre chant pour tous !

Sur ces groupes, je fais la même publication que sur la page.

4. Communiquer dans un groupe facebook local de chant ou d’activités

Suivant là où vous organisez votre chant pour tous, il y a peut-être des groupes facebook dédiés aux partages d’activités de chant ou d’activités tout court. Par exemple, à Bruxelles il y a Sing in Brussels qui est un groupe de partage d’activités de chant à Bruxelles. Ou, à Seyssel il y a « Vivre en Pays de Seyssel » qui est groupe de partage autour de la vie locale de la petite de Seyssel.

Sur ces groupes, je fais la même publication que sur la page.

5. Communiquer à mes ami.e.s

Évident hein ? Oui ben pas toujours pour tout le monde alors je le dis ici ! N’hésitez pas écrire des emails/sms à vos amis pour leur dire que vous organisez un chant pour tous et leur donner les informations qui concernent votre événement !

1 SEMAINE AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°2

1. Communiquer à nouveau dans les groupes et page facebook

Une semaine avant l’événement, je fais une publication très similaire à celles que j’avais faite à J-3semaines dans les mêmes groupes facebook (groupes nationaux et/ou locaux) et page.

2. Communiquer dans l’événement facebook

Je fais également un commentaire dans l’événement facebook crée pour rappeler que le chant pour tous va avoir lieu aux personnes « intéressées » par l’événement mais qui ne se seraient pas inscrites via le site internet.

5 JOUR AVANT L’ÉVÉNEMENT : RAPPEL AUX INSCRITS

Environ 5 jours avant le chant pour tous, j’envoie un email de rappel à toutes les personnes qui se sont inscrites au chant pour tous.

Voici la démarche, pour retrouver leurs adresses emails sur le site internet de chant pour tous :
– Tableau de bord
– Événements
– Sur la ligne de votre chant pour tous cliquer sur « Réservations »
– Petit onglet CSV (Exporter les réservations)
– Faire glisser l’onglet « Email » vers la gauche pour qu’il devienne jaune
– Cliquer sur Exporter les réservation
– Dans vos téléchargement, vous retrouver un tableau excel avec la liste des adresses emails de vos inscrits

Dans cet email de rappel, je rappel la date, l’horaire, le lieu de l’événement et toute autres informations pratiques qui permettraient aux personnes de se rendre de manière fluide au chant pour tous. J’invite également les personnes qui souhaiteraient se désister à me prévenir.

2 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°3 (LA DERNIÈRE)

1. Communiquer à nouveau sur la page facebook ou les groupes locaux (uniquement)

Deux jours avant l’événement, je fais une publication très similaire à celles que j’avais faite à J-3semaines sur la page facebook que j’avais déjà utiliser les semaines précédents (si j’en avais utiliser une!). Uniquement la page ou les groupes locaux car l’idée est de viser les personnes qui habitent dans les alentours et qui sont vraiment susceptibles de venir si elles voient l’information pour la première fois à 2 jours de l’événement.

2. Communiquer dans l’événement facebook

Je fais également à nouveau un commentaire dans l’événement facebook crée pour rappeler que le chant pour tous va avoir lieu aux personnes « intéressées » par l’événement mais qui ne se seraient pas inscrites via le site internet.

LE JOUR-J DE L’ÉVÉNEMENT : MON PENSE-BÊTE

Je suis la pro des oublis. Quand vous voyez mon article, ça doit être difficile à croire mais en vrai je suis devenue une hyper-plannificatrice le jour où j’ai réalisé que ma négligence (version de ma maman), mon manque d’ancrage (version de mon frère) et mes oublis répétitifs des tâches simples du quotidien (version que je préfère) m’empêchaient d’avoir la vie belle.

Alors ! Pour le jour-J, j’ai une mini-liste des trucs auxquels j’ai envie de penser :
– Faire une liste des inscrits pour que les personnes puissent cocher leur présence (moi ça me sert à voir combien de personnes viennent ou non à l’événement et à apprendre aussi les prénoms des participants 😉
– Apporter mon appareil photo pour que les personnes puissent prendre des photos-souvenirs du chant pour tous si elles en ont envie
– Apporter ma gourde d’eau

APRÈS L’ÉVÉNEMENT : LE TEMPS DES CÉLÉBRATIONS

Après-événement, genre le lendemain ou la semaine qui suit, je partage les photos-souvenirs sur certains des canaux que j’ai utilisés les semaines précédentes pour communiquer le chant pour tous :
– Le groupe « chant pour tous parlons-en »
– L’événement facebook
– La page facebook
– Les groupes facebook locaux
– Et plus rarement les groupes nationaux

BILAN DE CE RÉTROPLANNING

Voilà pour ce rétroplanning des tâches que je réalise en amont d’un chant pour tous pour communiquer !

Si vous avez lu l’article en entier, vous avez pu voir que je communique par valve :
– 3 semaines avant
– 1 semaine avant
– 5 jours avant
– 2 jours avant
– et juste après

Et pour chaque valve de communication, j’utilise différents canaux.

Ça fait un petit paquet de tâches mais réparties sur plusieurs semaines ça ne me prend en fait pas beaucoup de temps.

Et dernière info, j’imagine que vous vous en doutiez. Ce serait impossible pour moi de me souvenir par moi-même quand faire quelle tâche, alors je note dans mon agenda toutes les tâches qui vont suivre dès que je sais quand le chant pour tous va avoir lieu. Et je les notes à la date qui correspond au rétroplanning.

Voilà !

J’espère que ce petit article pourra contribuer pour certain.e.s en réduisant la charge mentale que la communication d’un chant pour tous peut représenter !

Camille