Organiser un chant pour tou·te·s : La communication (2/3)

Dans cet article qui appartient à la série « Organiser un chant pour tou·te·s », vous trouverez l’aspect communication de l’organisation d’un chant pour tou·te·s :
1/ Créer un événement sur différents canaux de communication
2/ Communiquer par salve cet événement

Cet article partage sous la forme d’un rétroplanning la manière dont il est possible de communiquer un chant pour tou·te·s. Sont listées des tâches de communication réalisées en amont de l’événement pour arriver à la date de la tenue du chant pour tou·te·s.

Ce rétroplanning ne se veut pas être le modèle parfait de la communication d’un chant pour tou·te·s. Il est un petit guide basé sur des choses qui marchent bien !

PRÉMICES DE LA COMMUNICATION D’UN CHANT POUR TOUS

Pour pouvoir communiquer votre chant pour tous, il vous faut :
– une date ;
– un lieu que vous avez réservé pour la date choisie ;
– un horaire.
=> Ceci concerne la logistique du chant pour tou·te·s.

DÈS QUE J’AI DATE/LIEU/HORAIRE : CRÉATION DE L’ÉVÉNEMENT

1. Créer un événement sur le site chant pour tous 

Les étapes :
– se créer un profil sur le site ;
– lorsque je suis connecté sur mon compte : « Tableau de bord » -> « Événement » -> « Ajouter un événement » ;
– écrire le texte de l’événement (date, lieu, courte description de ce qu’est un chant pour tou·te·s…) OU dupliquer un événement publié par un autre animateur et compléter la page avec ses propres informations et sa manière de formuler la présentation de l’événement ;
– si j’ai envie que les futurs participants s’inscrivent à mon événement, cocher la case « permettre les inscriptions » et remplir les paramètres de préférence d’inscription ;
– si j’organise un chant pour tou·te·s dans une ville où il y a déjà une dynamique avec une page de communauté sur le site internet de chant pour tous, je peux mettre une « étiquette » à mon événement avec le nom de la communauté pour que celui-ci s’affiche dans l’agenda de la page de communauté ;
– si vous avez besoin du logo de chant pour tou·te·s pour le mettre dans votre descriptif, demandez-le à l’équipe d’animation du site internet !
=> Un exemple d’événement

Un tutoriel vidéo :

2. Créer un événement facebook

Pour des questions d’économie d’espace, cet article n’explique pas comment créer un événement sur facebook.

Par contre, il est intéressant de noter que, personnellement, j’utilise exactement le même texte de présentation pour l’événement facebook que pour l’événement du site internet de chant pour tous à une exception : l’événement facebook renvoie à l’événement du site internet pour les inscriptions.
=> Un exemple d’événement

Un tutoriel vidéo :

3. Créer un événement sur The Well

The Well est un réseau international d’improvisateurices en improvisation vocale sur lequel on peut entre autre poster ses événements à venir

Les étapes pour créer un événement sur The Well sont les mêmes que pour le site internet car les deux sites utilisent wordpress :
– se créer un profil sur le site ;
– lorsque je suis connecté sur mon compte : « Evénement » -> « Ajouter un événement » ;
– écrire le texte de l’événement (date, lieu, courte description de ce qu’est un chant pour tou·te·s…) .
=> Un exemple d’événement

Un tutoriel vidéo :

4. Créer un événement sur « On Va Sortir » (OVS) ou les équivalents (evensi, vivastreet…)

Dans certaines villes ce genre de site sont très utilisés. Par exemple, à Bruxelles, beaucoup de personnes sont venues découvrir l’initiative grâce à OVS !

Idem ici pour des questions d’économie d’espace, cet article n’explique pas comment créer un événement sur ces différents sites. C’est très souvent assez intuitif (création d’un compte puis création de l’événement).

Ce qu’il faut retenir, c’est que là encore, j’utilise le même texte de présentation et renvoie à l’événement du site internet de chant pour tous pour les inscriptions.
=> Un exemple d’événement

5. Apparition dans l’agenda chant pour tou·te·s d’une page/d’un groupe facebook

Si j’organise un chant pour tou·te·s dans une ville où il y a déjà une dynamique avec une page et/ou un groupe facebook, je peux demander à la personne en charge de la page de faire apparaître mon chant pour tou·te·s dans le calendrier des prochains chants pour tou·te·s.

Et si je suis chaud patate, qu’il n’y a pas de page/groupe pour les chants pour tous de ma ville et que je pense en organiser de manière régulière, je crée une page/groupe 😉
Pour ce faire :
1/ Je contacte l’équipe d’animation du site pour leur demander de me créer une page de communauté vierge
2/ Je remplis ma page de communauté en suivant ce tutoriel :

Bilan de cette première partie de rétroplanning

À ce stade de l’organisation du chant pour tou·te·s, je ne communique pas encore le chant pour tou·te·s en question, je ne fais que créer des événements sur différentes plateformes. Le chant pour tou·te·s est donc déjà visible mais pas encore communiqué.

3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°1

1. Communiquer dans une newsletter mensuelle

Si j’organise un chant pour tou·te·s dans une ville où il y a déjà une dynamique avec une newsletter mensuelle, je peux demander à la personne en charge de la newsletter de faire apparaître mon chant pour tou·te·s dans la prochaine newsletter.

Pour savoir quelles villes ont déjà leur newsletter, voir la colonne de gauche de la page d’accueil du site internet chant pour tous.

Et si je suis chaud patate, qu’il n’y a pas de newsletter pour les chants pour tou·te·s de ma ville et que je pense en organiser de manière régulière, je contacte l’équipe du site internet pour qu’une newsletter soit créée et je suis ensuite le tutoriel pour rédiger mes newsletters :

2. Communiquer sur une page facebook chant pour tou·te·s

Si je ne suis pas en charge de la page facebook, je contacte la personne en charge.

Je fais une publication ayant pour objectif d’introduire pour la première fois mon chant pour tous à venir. Je dis donc quelques mots du style :
« Samedi 13 février aura lieu un chant pour tous à Babylone !
N’hésitez pas à partager l’information autour de vous et au plaisir de vous y retrouver !
Camille ».
Et j’accompagne ces mots d’un lien vers l’événement facebook de mon chant pour tou·te·s.

3. Communiquer dans un groupe facebook national de chant improvisé

Le groupe facebook Circlesong, impro vocale et chant spontané / France sert à partager des activités à venir autour du chant improvisé en France. Vos chants pour tous y ont donc toutes leur place !

Le groupe facebook Circle Singing and Vocal Improvisation / Belgium est l’équivalent belge du groupe ci-dessus. A utiliser si vos chants pour tous se passent en Belgique !

Le groupe « chant pour tous parlons-en » permet d’échanger sur Chant pour tous de manière générale. Personnellement je n’y communique pas mes prochains chants pour tous. Je l’utilise pour y partager des photos-souvenirs ou d’autres partages d’expérience. Mais je sais que certaines personnes l’utilise comme un moyen de communication de leur chant pour tous. Cela peut être utile, surtout s’il y a pas de page ou groupe associé à la ville de votre chant pour tous !

Sur ces groupes, je fais la même publication que sur la page.

4. Communiquer dans un groupe facebook local de chant ou d’activités

Suivant là où vous organisez votre chant pour tou·te·s, il y a peut-être des groupes facebook dédiés aux partages d’activités de chant ou d’activités tout court. Par exemple, à Bruxelles il y a « Sing in Brussels » qui est un groupe de partage d’activités de chant à Bruxelles. Ou, à Seyssel il y a « Vivre en Pays de Seyssel » qui est groupe de partage autour de la vie locale de la petite ville de Seyssel.

Sur ces groupes locaux, je fais la même publication que sur la page.

5. Communiquer à mes ami.e.s

Évident hein ? Oui ben pas toujours pour tout le monde alors je le dis ici ! N’hésitez pas écrire des emails/sms à vos amis pour leur dire que vous organisez un chant pour tou·te·s et leur donner les informations qui concernent votre événement !

1 SEMAINE AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°2

1. Communiquer à nouveau dans les groupes et page facebook

Une semaine avant l’événement, je fais une publication très similaire à celles que j’avais faite à J-3semaines dans les mêmes groupes facebook (groupes nationaux et/ou locaux) et page.

2. Communiquer dans l’événement facebook

Je fais également un commentaire dans l’événement facebook crée pour rappeler que le chant pour tous va avoir lieu aux personnes « intéressées » par l’événement mais qui ne se seraient pas inscrites via le site internet.

5 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : RAPPEL AUX INSCRITS

Environ 5 jours avant le chant pour tous, j’envoie un email de rappel à toutes les personnes qui se sont inscrites au chant pour tous.

Voici la démarche, pour retrouver leurs adresses emails sur le site internet de chant pour tous :
– Tableau de bord
– Événements
– Sur la ligne de votre chant pour tous cliquer sur « Réservations »
– Petit onglet CSV (Exporter les réservations)
– Faire glisser l’onglet « Email » vers la gauche pour qu’il devienne jaune
– Cliquer sur Exporter les réservation
– Dans vos téléchargement, vous retrouver un tableau excel avec la liste des adresses emails de vos inscrits

Dans cet email de rappel, je rappelle la date, l’horaire, le lieu de l’événement et toute autres informations pratiques qui permettraient aux personnes de se rendre de manière fluide au chant pour tous. J’invite également les personnes qui souhaiteraient se désister à me prévenir.

Un tutoriel vidéo :

2 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : COMMUNICATION N°3 (LA DERNIÈRE)

1. Communiquer à nouveau sur la page facebook ou les groupes locaux (uniquement)

Deux jours avant l’événement, je fais une publication très similaire à celles que j’avais faite à J-3 semaines sur la page facebook que j’avais déjà utilisée les semaines précédentes (si j’en avais utilisé une !). Uniquement la page ou les groupes locaux car l’idée est de viser les personnes qui habitent dans les alentours et qui sont vraiment susceptibles de venir si elles voient l’information pour la première fois à 2 jours de l’événement.

2. Communiquer dans l’événement facebook

Je fais également à nouveau un commentaire dans l’événement facebook crée pour rappeler que le chant pour tous va avoir lieu aux personnes « intéressées » par l’événement mais qui ne se seraient pas inscrites via le site internet.

APRÈS L’ÉVÉNEMENT : LE TEMPS DES CÉLÉBRATIONS

Après-événement, genre le lendemain ou la semaine qui suit, je partage les photos-souvenirs sur certains des canaux que j’ai utilisés les semaines précédentes pour communiquer le chant pour tous :
– Le groupe « chant pour tous parlons-en »
– L’événement facebook
– La page facebook
– Les groupes facebook locaux
– Et plus rarement les groupes nationaux

BILAN DE CE RÉTROPLANNING

Voilà pour ce rétroplanning des tâches que je réalise en amont d’un chant pour tous pour communiquer !

Si vous avez lu l’article en entier, vous avez pu voir que je communique par salve :
– 3 semaines avant
– 1 semaine avant
– 5 jours avant
– 2 jours avant
– et juste après

Ça fait un petit paquet de tâches mais réparties sur plusieurs semaines ça ne prend en fait pas beaucoup de temps du tout.

ET VOILÀ

La logistique, c’est fait.
La communication, c’est fait.
Reste plus qu’à se préparer à animer son chant pour tou·te·s !

Crédit photo : Fred Bruneau