A propos des réservations
Je reviens de nouveau sur Lyon ce mois d’avril, et j’en profite pour refaire une tournée Chant pour Tous dans les écoles démocratiques ! L’expérience a été excellente, pleine de plaisir et de joie partagée le mois dernier, alors pourquoi ne pas la renouveler ? RDV la première semaine d’avril pour ceux qui veulent venir chanter !
Cependant, je suis pour la première fois confronté à un grand nombre d’annulations non prévenues, chose que je n’ai jamais eu sur Rouen. C’est peut-être un syndrome Lyonnais, je ne sais pas… Donc j’en profite pour lancer la discussion ici.
Pour info, fin février à Lyon, sur les 30 inscrits à l’école Nikola Tesla, 20 seulement sont venus (et je ne sais pas s’ils étaient tous inscrits), et sur les 20 inscrits à l’école Horizon à Villeurbanne, 3 seulement sont venus (heureusement qu’il y a eu 3 personnes de plus non inscrites qui sont venues), et pas de soucis à St Cyr au Mont d’Or où tout le monde inscrit est venu. Seules 2-3 personnes m’ont informé de leur absence. Les deux évènements de Lyon et Villeurbanne étaient pleins assez rapidement, et j’imagine qu’il y a eu des personnes qui auraient bien apprécié venir mais qui n’ont pas pu en voyant l’évènement plein.
De mon côté ça me va très bien de faire des Chant pour Tous à 3-4 personnes, j’ai déjà vécu de superbes expériences partagées lors de mini chant pour tous. Je cherche juste un moyen adéquat (dans ces circonstances d’annulations non prévenues) pour pouvoir permettre à ceux qui ont vraiment envie de venir de pouvoir venir !
Deux solutions :
- Réservations, et laisser à chacun le choix de se responsabiliser concernant sa réservation (annuler en me contactant). Ce que je fais depuis le début. Par ailleurs, Gaël m’a fait part du fait que chacun peut créer son compte perso sur le site chant pour tous, ce qui peut permettre à chacun de gérer ses réservations (annuler, modifier) en toute autonomie.
- Pas de réservations : premier arrivé, premier servi. Quand il n’y a plus de place, bah on ne rentre plus. Je n’aime pas du tout cette solution car il y a parfois des personnes qui ne peuvent pas arriver pile à l’heure et qui cependant ont vraiment envie de venir !
Pour vous, animateurs de Chant pour Tous, avez-vous d’autres idées à proposer ? Comment faites-vous ? Avez-vous déjà été confronté à ce genre de situation ?
Et pour tous les participants, qu’en pensez-vous ?
Nicolas
Je suis content de lire tout ça ! C’est un sujet qui me semble revenir dans la bouche de nombreux animateurs·trices, (je ne crois pas que ce soit un syndrome lyonnais ^^) et souvent associé à de la frustration, donc ça me semble très utile qu’on en parle.
Comme le suggère Marion, j’envoie personnellement un ou deux mails de rappel (par exemple un premier mail 10 jours avant, et un deuxième 2 jours avant) sur lequel j’insiste sur l’importance de bien prévenir en cas d’imprévu. Par exemple pour le dernier chant pour tous que j’ai co-animé le 16 mars et où le nombre était limité à 60 personnes, j’avais écrit ça dans le mail :
« L’événement est complet et de nombreuses personnes n’ont malheureusement pas pu s’inscrire, je vous invite donc à bien me tenir au courant de tout imprévu ! Si vous ne pouvez finalement pas venir, ou si l’une des personnes pour lesquelles vous aviez éventuellement réservé ne peut pas venir, merci de modifier votre réservation sur le site (si vous aviez effectué votre réservation avec votre compte utilisateur du site) ou de me prévenir par mail, et ce le plus tôt possible, de manière à ce que les places puissent être redistribuées aux personnes en attente. Merci d’avance pour votre fiabilité ! » …et le titre du mail était « Chant pour tous du 16 mars – Merci de bien prévenir en cas d’imprévu ! »
Je crois personnellement que ce genre de message aide à la fois à réduire les annulations non prévenues, et plus généralement à responsabiliser les participant·e·s.
Après pour ce qui est du nombre de réservations sur le site, on peut imaginer toutes sortes de stratégies… comme l’a évoqué Marion, permettre sur le site un nombre de réservations plus réduit que la jauge réelle, et une fois que c’est complet inviter les personnes n’ayant pas pu réserver à envoyer un mail (puis gérer la liste finale en interne et par mail), ou bien au contraire indiquer un nombre plus élevé et s’attendre à 10-40% d’annulation… Personnellement je mets le nombre réel et je mise sur la responsabilisation. Au passage je regrette que le site ne permette pas un système de liste d’attente en ligne, ça pourrait aider !
Bonjour Nicolas,
j’imagine que c’est un problème assez récurrent.
Je l’ai rencontré dans d’autres événements gratuits que j’organise (du coup question: la gratuité qui rend les choses moins contraignantes pour les participants= facilité à se décommander sans prévenir?Bref. ).
– Du point de vue des animateurs, comme tu l’as dit et comme déjà évoqué par Bernard dans ses infos de résa, double problème de bloquer la venue de certains qui seront déçus mais aussi d’avoir à gérer une configuration complètement différente (perso je m’adapte aussi, comme nous tous j’imagine mais passer de 20 à 6 n’est quand même pas toujours confortable!).
Est-ce que la solution ne se situerait pas du côté du nombre de départ à fixer? Je vois que les groupes sont en général bien étoffés sur les annonces du site (20_30). J’ai tendance à me dire que plus on prévoit un faible nombre d’inscrits, moins les gens sont enclins à l’annulation sauvage: se désister d’un groupe de 10 n’est pas pareil que s’il y avait de la place pour 30… alors, prévoir 15 et accepter un peu plus au final? (sachant qu’il y a divers canaux pour réserver: ce site, contacts perso, Facebook etc)
=> Est-ce que vous collègues, vous faites parvenir un mail de rappel ou chose dans ce genre? Bien sûr ça alourdit la procédure mais ça peut peut-être sauver quelques places? Ca « responsabilise » un peu les inscrits. C’est ce que je compte faire dorénavant.
La solution premier arrivé premier servi me gênerait entre autres car il y a des gens qui se déplacent de loin (c’est aussi mon cas en tant que participante) et on ne peut pas toujours arriver bien en avance…
– Du point de vue des participants, c’est gênant aussi car, savoir qu’il y aura à peine 10 personnes ou le triple change la donne: il y a des gens qui auront trop peur d’être trop exposé en petit groupe, pour d’autres ce sera le contraire. L’expérience n’est pas la même, pas grave en soi, mais c’est dommage d’être pris au dépourvu quand on a la volonté de venir tester l’expérience et qu’on a la route barrée à cause de pas grand chose au final.
On ne pourra jamais tout contrôler mais à mon avis la chose la plus simple à faire pour limiter ce problème c’est de communiquer sur l’importance de venir vraiment si on a réservé… et d’expliquer l’enjeu, sans en faire des tonnes non plus. C’est dans l’intérêt de tous.